2012/05/01

能率手帳とiPhoneでGTDを実現してみよう!




iPhoneなどのガジェット好きなくせに、未だに紙の手帳から離れられない@dodonpapaです。





iPhone だけでToDo管理を実行しようとして挫折の日々。。。 

こんなアプリやあんなアプリ、使ってみたけれど、なかなかしっくりと来ない。。。 

どこにも行くあてがないゴールデンウイークの暇を利用して再度考え直してみました。





 (準備するもの)

 ○能率手帳(普及版)

 ○ToDo用付箋メモ

 ○iPhone本体

 ○iPhoneアプリ「次にすること」

 ○iPhone標準アプリ「カレンダー」





 なぜ挫折してしまったのか? 

 iPhone アプリに「ToDo」と言うものがあり、これでToDo管理をしていました。 

このアプリの特徴は、プロジェクト単位でToDo 管理出来ることです。



  iPhone でGTDを行う際にネックになったのは、頭の中のToDoを吐き出すスピードと、iPhoneのアプリ「ToDo」に登録するスピードに差があることです。

 早く入力しようとしての入力間違いや、何を登録するのか忘れたり、設定項目の多さでイライラする事が多くてストレスフリーどころか、逆にストレスが増すばかり。。。 

かと言って、ToDo管理を行わないと仕事に漏れが出てくるし、プロジェクト単位でToDo 管理しないのも漏れがないか不安になるばかり。。。

 では、どうすればいいのか? 先にも述べたように、iPhone でGTDを行う際にネックになったのは、頭の中のToDoを吐き出すスピードと、iPhoneのアプリ「ToDo」に登録するスピードに差があることです。

 頭の中のToDoを吐き出すスピードと、iPhoneのアプリ「ToDo」に登録するスピードを同じにすることは難しいです。 

であれば、頭の中のToDoをどこかに一旦吐き出しておいて、ToDoを登録するのは後でゆっくり行えばいい。



 頭の中のToDoを吐き出すためのツールとして最適なものの条件をあげてみると、

 ○紙ベースのものであれば、どこでも書くことが出来る。 

○スケジュールを見て、思い出すToDoもある。

 ○月単位で行うToDoもあれば、週単位で行うToDoもある。

 ○持ち歩くことが出来て、職場でも気兼ねなく使うことが出来る。




そこで、思いついたのがこちら「能率手帳(普及版)」です。





  次にToDoを登録するためのツールとして最適なものの条件をあげてみると、

 ○GTDの手順に近いものがいい。

 ○登録項目は少ない方がいい。

 ○ライフログとして ToDo が残せた方が管理しやすい。

 ○プロジェクト管理出来た方がいい。

 ○スケジュールと一緒に確認できればなおいい。


 そこで、思いついたのがこちらiPhoneアプリ「次にすること」です。






 どんな運用にするの? 


 1.「能率手帳(普及版)」の月のページに「ToDo用付箋メモ」を貼ります。この付箋メモを
「Mメモ」と呼びます。


 2.「Mメモ」にその月にやるべきことを書き出します。

 3.その月にやるべきことのうち、プロジェクト化するものに【P】の表示をします。

 ※プロジェクト化とは、やるべきことのうちでもっと細分化したToDoの管理が必要なものを言います。







 4.「Mメモ」を見ながら、iPhoneアプリ「次にすること」の【タグ】に【プロジェクト名】を入力していきます。

 5.「能率手帳(普及版)」の週のページに「ToDo用付箋メモ」を貼ります。この付箋メモを「Wメモ」と呼びます。

 6.「Mメモ」を確認しながら、その週にやるべきことを「Wメモ」に書き出します。







 7.「Mメモ」、「Wメモ」を見ながら、iPhoneアプリ「次にすること」の「登録」に入力していきます。






 8.ToDoのうち、実行する日が決まっているものは【予定済】にドラッグアンドドロップして、実行日をタップします。実行日をタップすることで実行日が決定すると共に、iPhone標準アプリ「カレンダー」に ToDo が登録されます。







また、ToDoのうち、プロジェクト管理する必要があり【タグ】に【プロジェクト名】が入力されているものは【プロジェクト名】にドラッグアンドドロップすると、【タグ】でプロジェクト管理出来るようになります。







9. ToDoを実行したものは、【完了】にドラッグアンドドロップすると、完了します。iPhone標準アプリ「カレンダー」にも完了結果が反映し ToDoの前に【レ印】 がつきます。 






そもそもGTDとは? 






ストレスフリーになるための仕事術の一つです。

私なりの解釈はこうです。


 「気になることすべて」を書き出すことで、頭を空っぽにして、何かやらなければいけないのではないかというストレスから解放されること。


 私なりのGTDの流れはこうです。

 1. まずは「気になるToDo」を書き出します。 私の場合は、「Mメモ」「Wメモ」に当たります。

 2. 書き出したToDoをiPhoneアプリ「次にすること」に登録します。

 3. 登録したToDoを以下のとおり振り分けます。

 ○「いつかやること」

 私の場合は、【タグ】で【いつか】を作っており、「いつかやること」にこのタグをつけてます。


 ○「プロジェクト」

 私の場合は、【タグ】で【プロジェクト】を作っており、「プロジェクト」にこのタグをつけてます。


 ○「予定済」 

私の場合は、実行する日が決まっているものは【予定済】にドラッグアンドドロップして、実行日をタップします。


 ○「保留」

 私の場合は、実行する日が決まっていないものは【保留】にドラッグアンドドロップして実行予定日決定までここに待機させます。


 ○「実行」

 私の場合は、すぐ実行する必要があるものは【実行】にドラッグアンドドロップしてToDoが完了するまでここに待機させます。

 あとは振り分けたものを逐次実行していきます。

 そして定期的に、これらをレビューして見直していきます。

 どこにも行くあてがないゴールデンウイークの暇を利用して考えてみました。

 運用の結果はいかに?


 見直しで、ストレスフリーになりたいな。



 以上、@dodonpapaでした。



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